Dijital Katalog

Dijital Katalog Kurulumunu Ürün Kartlarınızı Gözden Geçirerek Açıyoruz

Bir dijital katalog, içine giren ürün bilgisi ne kadar düzenliyse o kadar kullanışlı olur. Bu yüzden işe tasarımdan önce elinizdeki ürün verisini toplamakla başlıyoruz. Çoğu işletmede bu bilgiler tek bir yerde durmaz. Bir kısmı Excel tablolarında, bir kısmı eski basılı katalogda, bir kısmı da tedarikçilerden gelen dosyalarda ya da satış ekibinin hafızasındadır. Bolu’da üretim yapan bir atölyenin, bir mobilya mağazasının ya da bir yapı malzemesi bayisinin ürün listesi birbirinden çok farklı yapıdadır. Biz önce bu dağınık kaynakları tek bir tabloda birleştiriyor, her ürüne değişmeyecek bir ürün kodu veriyoruz. Aynı ürünün iki farklı isimle, iki farklı fiyatla ya da eksik ölçüyle kayıtlı olduğu durumları tek tek ayıklıyoruz. Ürün sayısını, kategorilere dağılımını ve eksik bilgileri gösteren kısa bir durum listesini de sizinle paylaşıyoruz. Bu temizlik göze görünmeyen bir iştir, ama kataloğun ileride güvenilir kalmasını asıl sağlayan adım budur.
Veri temizlendikten sonra kategori yapısını kuruyoruz. Kategorileri kendi depo düzeninize göre değil, müşterinizin ürünü nasıl aradığına göre düşünüyoruz. Bir müşteri banyo dolabını malzemesine göre değil de ölçüsüne ve rengine göre arıyorsa ana kırılımı buna göre belirliyoruz. İki ya da en fazla üç katmanlı bir kategori ağacı hem kullanıcıyı yormaz hem de ürünleri mantıklı gruplar halinde tutar. Kategori adlarını da müşterinin gündelik diliyle yazıyor, yalnızca sektör içinde bilinen terimleri açıklamalarla destekliyoruz. Her kategori için hangi özelliklerin gösterileceğini ayrıca tanımlıyoruz. Bir kumaş için en ölçüsü ve gramaj, bir makine parçası için uyumlu modeller ve teknik değerler önemlidir. Renk ya da beden gibi varyasyonları ayrı ürünler olarak çoğaltmak yerine aynı ürün sayfasında seçenek olarak topluyoruz. Böylece yüzlerce benzer kart yerine düzenli ve taranması kolay bir liste elde ediliyor. Kategori planını size bir şema olarak sunuyor, onayınızı almadan tasarıma geçmiyoruz.
Ürün verisinin önemli bir parçası da görsellerdir. Mevcut fotoğraflarınızı çözünürlük, arka plan ve ışık tutarlılığı açısından inceliyor, yeniden çekilmesi gereken ürünleri listeliyoruz. Aynı kategoride kimi ürünün beyaz fonda, kimisinin depo rafında çekilmiş olması kataloğun güvenilirliğini zayıflatır. Görsel dosyalarını ürün kodlarıyla eşleştirmek, ileride toplu güncelleme yaparken de işinizi kolaylaştırır. Ürün açıklamalarını kısa, bilgi veren ve karşılaştırmaya elverişli bir kalıba oturtuyoruz. Eksik açıklamaları sizin vereceğiniz teknik bilgilere dayanarak biz yazıyor, onayınıza sunuyoruz. Bu aşamada bir karar daha veriyoruz: hangi bilgiler herkese açık olacak, hangileri yalnızca giriş yapan bayilere gösterilecek? Liste fiyatları, iskonto oranları ya da stok adetleri çoğu işletmede herkesle paylaşılmak istenmez. Bu ayrımı en başta yapmak, dijital katalog yayına girdikten sonra gerekecek zahmetli düzenlemelerin önüne geçer. Hazırlık bittiğinde hem tasarım ekibimizin hem de sizin üzerinde çalışabileceği, tek ve güncel bir ürün kaynağı oluşmuş olur.

Aranan Ürüne Telefondan Birkaç Adımda Ulaşılan Bir Yapı Kuruyoruz

Ürün sayısı arttıkça kataloğun değeri, aranan ürünün ne kadar çabuk bulunduğuyla ölçülür. Arama kutusunu yalnızca ürün adına değil, ürün koduna, özelliklere ve sık kullanılan eş anlamlı kelimelere de bakacak şekilde kuruyoruz. Müşterinin yazım hatası yapması ya da Türkçe karakter kullanmadan arama yapması çok sık rastlanan bir durumdur ve sistemin bunları da yakalaması gerekir. Yazmaya başlar başlamaz öneriler çıkaran bir arama alanı, özellikle ürün kodunu ezbere bilen bayiler için ciddi zaman kazandırır. Arama kutusunu sayfanın neresinde olunursa olunsun kolayca ulaşılabilecek bir konumda sabit tutuyoruz. Arama sonuçlarında ürünün küçük görselini, kodunu ve temel özelliğini aynı satırda gösteriyoruz. Böylece kullanıcı her ürüne tek tek girmeden doğru olanı seçebiliyor. Sonuç çıkmayan aramaları da kayıt altına alıyoruz. Bu kayıtlar, müşterilerin sizde aradığı ama katalogda bulamadığı ürünleri ya da sizin kullanmadığınız isimlendirmeleri gösteren değerli bir kaynaktır.
Filtreler, arama kutusunu kullanmayan müşteriler için ikinci bir yol açar. Kategori planında belirlediğimiz özellikleri filtrelere dönüştürüyoruz: ölçü, renk, malzeme, kullanım alanı ya da uyumlu model gibi. Filtre sayısını abartmamaya özen gösteriyoruz, çünkü onlarca seçenek içeren bir panel kullanıcıya yardım etmekten çok onu şaşırtır. Hiç sonuç vermeyecek filtre kombinasyonlarını ise sistem kendiliğinden gizler. Seçilen filtreler ekranın üstünde küçük etiketler olarak görünür ve tek dokunuşla kaldırılabilir. Ürün sayfasında büyütülebilir görseller, teknik tablo, varsa ölçü çizimi ve indirilebilir belge alanı yer alır. Teknik tabloyu, kategori için tanımladığımız özellik listesinden otomatik olarak oluşturuyoruz. Benzer ürünleri ve tamamlayıcı parçaları sayfanın altında önererek müşterinin katalog içinde gezinmesini kolaylaştırıyoruz. İyi kurgulanmış bir dijital katalog, satış temsilcinizin telefonda anlatmaya çalıştığı ayrıntıları kendi başına anlatabilen bir araca dönüşür. Temsilcinizin zamanı da tekrar eden sorular yerine gerçek satış görüşmelerine kalır.
Katalog ziyaretlerinin önemli bir bölümü telefondan gelir; sahada çalışan satış ekibiniz de ürünleri çoğunlukla cepten gösterir. Bu nedenle tasarımı önce küçük ekran için kurup ardından büyük ekrana genişletiyoruz. Butonları parmakla rahat dokunulacak büyüklükte yapıyor, filtreleri ekranın altından açılan pratik bir panelde topluyoruz. Görselleri cihazın ekranına uygun boyutta sunuyor, sayfa kaydırıldıkça sonraki ürünlerin yüklenmesini sağlıyoruz. Böylece yüzlerce ürün içeren bir kategori, zayıf mobil bağlantıda bile beklemeden açılabiliyor. Yatay tutulan tablet ekranında ise ürünleri daha geniş bir ızgarada, yan yana karşılaştırılabilir biçimde gösteriyoruz. Katalog bir uygulama indirmeden tarayıcıda çalışır; isterseniz telefonun ana ekranına kısayol olarak eklenebilecek biçimde de hazırlıyoruz. Fuarlarda ya da müşteri ziyaretlerinde internet bağlantısına güvenemiyorsanız, seçtiğiniz ürünlerin çevrim dışı açılabilen bir PDF çıktısını da alabiliyorsunuz. Tasarımı yayına almadan önce farklı boyutlardaki telefon ve tabletlerde tek tek deniyoruz. Teknik tercihleri her zaman bu gerçek kullanım koşullarını düşünerek yapıyoruz.

Bayilerinizle Paylaşım, Teklif Talebi, Sipariş Akışını Birlikte Planlıyoruz

Bayi ağıyla çalışan işletmelerde katalog, satış sürecinin merkezine yerleşir. Bayilerinize kullanıcı hesabı açabiliyor, her bayinin yalnızca kendisine tanımlanan fiyat listesini ve iskonto oranını görmesini sağlayabiliyoruz. Perakende müşteriye liste fiyatı göstermek, toptan alıcıya farklı fiyat sunmak ya da bazı ürün gruplarını hiç fiyatsız yayınlamak aynı sistem içinde yönetilebilir. Yeni bir bayi eklendiğinde ya da bir bayiyle çalışma sona erdiğinde erişimi panelden tek hareketle açıp kapatabiliyorsunuz. Böylece fiyat listelerinin e-postayla ya da mesajlaşma gruplarında elden ele dolaşması sona erer. Hangi bayinin hangi ürünlere baktığını görmek de mümkündür; bu bilgi satış ekibinize görüşme öncesinde fikir verir. Bayi hesaplarında, daha önce gönderilen teklifleri ve talepleri gösteren bir geçmiş ekranı da yer alabilir. Dijital katalog altyapısını kurarken bu yetki yapısını baştan planlıyoruz. Sonradan eklenen yetkilendirme çoğu zaman karmaşık ve hataya açık bir yapı doğurur.
Paylaşım kolaylığı, basılı katalog ile dijital sürüm arasındaki en belirgin farklardan biridir. Her ürünün ve her kategorinin kendine ait bir bağlantısı olur; satış temsilciniz müşteriye tek bir ürünü ya da hazırladığı seçkiyi mesajla gönderebilir. Seçki hazırlarken ürünlerin sırasını ve her ürüne eklemek istediğiniz kısa notu da belirleyebilirsiniz. Bağlantı paylaşıldığında ürün görseli, adı ve kısa açıklaması önizleme olarak görünür, müşteri tıklamadan ne gönderildiğini anlar. Basılı broşürlerinize, ürün etiketlerinize ya da fuar standınıza yerleştireceğiniz karekodlar da ilgili sayfaya doğrudan yönlendirir. Belirli bir müşteri için ürün seçip ona özel bir PDF teklif dosyası oluşturmak birkaç tıklamayla yapılabilir. Bolu dışındaki bayilerinize ya da müşterilerinize ürün göstermek için artık kargoyla katalog göndermeniz gerekmez. Her zaman kataloğun güncel sürümü paylaşıldığı için eski fiyatlı bir sayfanın müşterinin elinde kalması riski de ortadan kalkar. Paylaştığınız bağlantıların ne sıklıkla açıldığını da panelden izleyebilirsiniz.
Katalogda beğenilen ürün için bir sonraki adım, teklif ya da sipariş talebidir. Online ödeme almak istemeyen işletmeler için sepete benzeyen bir teklif listesi kuruyoruz. Müşteri ürünleri ve adetleri seçer, notunu ekler ve talebini tek formla gönderir. Formda vergi numarası ya da teslimat adresi gibi hangi bilgilerin zorunlu olacağını birlikte belirliyoruz. Talep size e-posta ve panel bildirimi olarak ulaşır; satış ekibiniz fiyatı ve teslim koşullarını değerlendirip müşteriye döner. Bayilere yönelik kurgularda talep doğrudan siparişe dönüşebilir, hatta muhasebe ya da stok yazılımınıza aktarılabilir. Bu bağlantının kurulup kurulamayacağını, kullandığınız programın veri alışverişi imkânlarına bakarak birlikte değerlendiriyoruz. Bazı işletmeler için e-postayla gelen düzenli bir talep bile büyük bir düzen getirir, bazıları ise tam entegre bir sipariş akışına ihtiyaç duyar. Dijital katalog projesini ihtiyacınızdan büyük kurgulamıyoruz. Sade bir akışla başlıyor, kullanım arttıkça yeni özellikleri adım adım ekliyoruz.
Panelden Güncelleme, Düzenli Raporlama, Sürekli Bakımla Katalog Canlı Kalıyor
Basılı bir katalogda tek bir fiyatın değişmesi bile yeni bir baskı anlamına gelir. Dijital sürümde ise fiyatı, stok durumunu ya da ürün açıklamasını yönetim panelinden kendiniz güncelliyorsunuz. Panelde ürün eklemek, bir fotoğrafı değiştirmek ya da bir ürünü geçici olarak gizlemek teknik bilgi gerektirmez. Yüzlerce ürünün fiyatını tek tek değiştirmek yerine hazırladığınız Excel dosyasını yükleyerek toplu güncelleme yapabilirsiniz. Sistem, yükleme öncesinde hangi ürünlerin değişeceğini size gösterir ve hatalı satırları işaretler. Fiyatlara geçerlilik tarihi ekleyerek yeni listenin belirlediğiniz gün kendiliğinden yayına girmesini de sağlayabilirsiniz. Üretimden kalkan ürünleri silmek yerine arşive alıyoruz; eski bir bağlantıya tıklayan müşteri boş sayfa yerine benzer ürün önerileriyle karşılaşır. Paneli ekibinize uygulamalı olarak gösteriyor, sık yapılan işlemler için kısa bir yardım notu bırakıyoruz. Yetkileri de kişiye göre ayırabiliyoruz; depo sorumlusu yalnızca stok bilgisini, pazarlama ekibi yalnızca açıklamaları düzenleyebilir.
Dijital sürümün bir avantajı da ölçülebilir olmasıdır. Hangi ürünlerin daha çok görüntülendiğini, kullanıcıların hangi kategorilerde vazgeçip çıktığını ve hangi ürünler için teklif istendiğini raporlarla görebilirsiniz. Raporlar karmaşık tablolar yerine, kısa sürede okunabilen sade grafiklerle sunulur. Bu bilgiler ürün gamı, stok planlaması ve kampanya kararları için somut bir zemin oluşturur. Kampanya dönemlerinde hangi ürünlerin öne çıktığını görmek, bir sonraki dönemin planını da kolaylaştırır. Örneğin çok ziyaret edilen ama hiç teklif almayan bir ürün, fiyatının ya da açıklamasının gözden geçirilmesi gerektiğine işaret edebilir. Raporları belirli aralıklarla sizinle birlikte yorumluyor, gerekirse kategori sıralamasında ya da ürün sayfalarında iyileştirmeler öneriyoruz. Arama motorları tarafı da ihmal edilmez. Dijital katalog sayfalarına anlamlı başlıklar ve açıklamalar yazarak ürünlerinizin doğrudan aramalarda karşılık bulmasına zemin hazırlıyoruz. Bu konuda sıralama vaadi vermiyoruz, ancak altyapıyı arama motorlarının rahatça okuyabileceği şekilde kuruyoruz.
Katalog yayına alındıktan sonra teknik tarafı takip etmeyi sürdürüyoruz. Sunucu güncellemeleri, güvenlik yamaları ve düzenli yedekleme bakım kapsamımızın içindedir. Bakım sırasında fark ettiğimiz yavaşlama ya da hata gibi durumları size bildirip çözüme kavuşturuyoruz. Ürün verileriniz ve görselleriniz size aittir; istediğiniz zaman tüm ürün listesini Excel biçiminde dışa aktarabilirsiniz. Alan adını işletmeniz adına kaydediyor, yönetici erişimini de sizin kontrolünüzde bırakıyoruz. İleride bir e-ticaret sitesine geçmek isterseniz bugün düzenlediğimiz ürün verisi o sisteme taşınabilir, yani verdiğiniz emek boşa gitmez. Yeni bir ürün grubu, farklı bir dil seçeneği ya da yeni bir bayi yapısı gerektiğinde mevcut katalog üzerine eklemeler yapıyoruz. İşletmeniz büyüdükçe katalog da onunla birlikte genişler. Bizim için başarılı bir proje, yayına girdiği gün değil, aylar sonra ekibinizin onu hâlâ her gün isteyerek kullandığı gün ortaya çıkar.

Dijital Katalog İçin Merak Edilen Sorular

Bunu paylaşım biçimi ve içeriğin ne sıklıkla değişeceği belirler. İndirilecek ya da çevrimdışı incelenecek bir içerikte PDF elverişli olabilir. Sık güncellenen, gezilerek keşfedilen bir dijital katalog içinse çevrimiçi bir yapı daha rahattır. Çoğu zaman ikisini bir arada kullanmak da mümkündür.
Ürün özelliklerini ve seçenekleri genel olarak sunup fiyatı teklif aşamasına bırakabilirsiniz. Müşteriye özel fiyatların çevrimiçi görünmesi istenirse, bu ancak kime neyin gösterileceğini ayıran bir giriş yapısıyla düşünülebilir. Hangi yolun size uyduğuna, çalışma biçiminize bakarak birlikte karar veririz.
Dosyaların baştan aynı ölçüde olması şart değildir; ancak yerleşimde derli toplu görünmeleri için uygun oranlarda hazırlanmaları gerekir. Ürünün önemli bölümünü kesen bir kırpma yerine, çerçeveyi içeriğe göre ayarlamak daha doğru sonuç verir. Böylece farklı kaynaklardan gelen görseller bir arada dağınık durmaz.
Yönetilebilir bir çevrimiçi yapı ya da düzenlenebilir bir dosya düzeni kapsamdaysa, ekleme yöntemi buna göre hazırlanır. Hangi alanları kendiniz düzenleyeceğinizi ve yeni kaydın nasıl gireceğini önceden belirlediğimizde, her değişiklik için destek beklemeden ilerleyebilirsiniz.
Evet. Ortak ürün bilgilerini koruyarak farklı girişler ya da seçilmiş ürün grupları hazırlanabilir. Hangi bilginin hangi kullanıcıya sunulacağını önce belirler, sonra bu ayrımı tek bir kaynak üzerinden yürütürüz. Böylece her grup için ayrı bir belge tutma ve hepsini ayrı ayrı güncelleme yükü doğmaz.
Ürün adlarını, açıklamaları, seçenekleri ve varsa ölçü bilgilerini düzenli bir tabloda paylaşmanız işi kolaylaştırır. Görsellerin hangi ürüne ait olduğu dosya adından ya da tablodaki bir eşleşmeden anlaşılırsa, hazırlık sırasında karışıklık yaşanmaz ve hiçbir ürün yanlış görselle eşleşmez.