Bolu web tasarım firması seçmek, evinizde tadilat yaptıracağınız ustayı seçmeye benzer. Ustanın daha önce yaptığı işlere bakar, sizi dinleyip dinlemediğini anlamaya çalışır, işin ne zaman biteceğini ve bedelin nasıl ödeneceğini konuşursunuz. Bir de musluk damlamaya başladığında telefonunuzu açıp açmayacağını merak edersiniz. Web sitesi için de aynı sorular geçerlidir; üstelik site, teslim edildikten sonra da yıllarca çalışmaya devam eden, bakım isteyen bir araçtır. Bu nedenle karar verirken yalnızca ilk görüşmedeki izlenime ya da ekrandaki güzel görsellere güvenmek yetmez.
Aşağıda bir firmayı değerlendirirken izleyebileceğiniz yolu dört adımda topladık. Önce portföye ve referanslara nasıl bakılacağını, ardından çalışma düzeninin ve iletişimin nasıl sınanacağını anlatıyoruz. Üçüncü bölümde sözleşmede mutlaka yer alması gereken maddeleri, son bölümde ise yayın sonrası desteği ve sizi uyarması gereken işaretleri ele alıyoruz. Anlattıklarımızın çoğu hangi şehirde olursanız olun geçerlidir; yerel bir firmayla çalışmanın getirdiği kolaylıklara ise yeri geldikçe değiniyoruz. Bu adımları izlediğinizde, farklı firmalardan aldığınız cevapları aynı ölçütle değerlendirebilir ve kararınızı daha sağlam bir zemine oturtabilirsiniz.
Bolu web tasarım firması ararken portföyü nasıl okumalısınız?
Bir Bolu web tasarım firması hakkında fikir edinmenin en kısa yolu, daha önce yaptığı işlere bakmaktır. Ancak portföyü bir resim galerisi gibi gezmek yanıltıcı olabilir. Ekran görüntüsündeki şık bir tasarım, sitenin gerçekte nasıl çalıştığı hakkında pek az şey söyler. Bu yüzden listede gördüğünüz sitelerin birkaçını kendi telefonunuzdan açın; sayfaların ne kadar sürede yüklendiğine, menülerin kolay kullanılıp kullanılmadığına, formların çalışıp çalışmadığına bakın. Portföydeki işlerin birbirine ne kadar benzediği de ipucu verir. Her müşteri için aynı kalıbı tekrar eden bir ekip, sizin işletmenize de muhtemelen aynı kalıbı giydirecektir. Farklı sektörlerde, farklı ihtiyaçlara göre şekillenmiş işler ise ekibin dinleyip uyarlama becerisine işaret eder. Görüntünün yanında sonucu da merak edin: portföydeki bir sitenin, yayına girdikten sonra sahibine daha fazla telefon ya da talep getirip getirmediğini sormak yerinde bir sorudur.
Referanslar portföyün tamamlayıcısıdır. Firmanın çalıştığı işletmelerden birkaçıyla kısa bir telefon görüşmesi yapmak, sitede okuyacağınız yorumlardan çok daha fazlasını anlatır. Bu görüşmede işin söz verilen sürede bitip bitmediğini ve sürecin ortasında ek ücret talebi çıkıp çıkmadığını sorabilirsiniz. Yayından sonra bir sorun yaşandığında ne kadar hızlı dönüş alındığını öğrenmek de önemlidir. Firmanın uzun süredir birlikte çalıştığı müşterileri olup olmadığını sormak da faydalıdır; yıllardır süren bir iş birliği, yayın sonrasındaki ilişkinin sağlıklı yürüdüğünü gösterir. Referans vermekten kaçınan ya da yalnızca isimsiz yorumlar gösteren bir firmaya temkinli yaklaşın. Aynı şehirde çalışmanın avantajı da burada ortaya çıkar: bir Bolu web tasarım firması ile çalışan işletmelere ulaşmak, çoğu zaman birkaç telefonla mümkündür.
Portföyü incelerken bir noktayı daha netleştirin: gösterilen işlerin hangi kısmını firmanın kendisi yaptı? Bazı ajanslar tasarımı kendi ekibinde hazırlar, kodlamayı ya da içerik üretimini dışarıya yaptırır. Bu tek başına kötü bir şey değildir, ancak sorumluluğun kimde olduğunu bilmeniz gerekir. Ekibin kaç kişiden oluştuğunu ve projenizde hangi uzmanların yer alacağını öğrenmek de beklentilerinizi doğru kurmanıza yardım eder. Firmanın kendi web sitesi de iyi bir test alanıdır. Güncellenmemiş bir blog, yavaş açılan sayfalar ya da çalışmayan bağlantılar, müşteri işlerine gösterilen özenin de sınırlı olabileceğini düşündürür. Portföyde sizin sektörünüze yakın bir iş varsa onu ayrıca inceleyin. Benzer bir sorunu daha önce çözmüş bir ekip, sizin projenizde de daha az deneme yanılmayla ilerler. Portföyü, referansları ve firmanın kendi sitesini birlikte değerlendirdiğinizde, tek bir güzel ekran görüntüsünün vereceğinden çok daha güvenilir bir tablo elde edersiniz.
İlk görüşmelerde çalışma düzenini ve iletişimi nasıl sınarsınız?
İlk görüşme, bir firmanın çalışma biçimini gözlemleyebileceğiniz en elverişli andır. Size hazır paketleri sıralamakla yetinen bir ekip ile işletmenizi ve hedeflerinizi merak eden bir ekip arasındaki fark, projenin geri kalanında da kendini gösterir. İyi bir görüşmenin sonunda karşı tarafın sizin işinizi kendi cümleleriyle anlatabilmesi gerekir. Müşterilerinizin kim olduğunu, ziyaretçinin siteye girdiğinde ne yapmasını istediğinizi ve rakiplerinizden hangi yönünüzle ayrıldığınızı sormayan bir firma, ihtiyacınızı tahminle karşılamaya çalışır. Kendi sorularınızla hazırlıklı gitmek de işe yarar; firmanın cevaplarını dinlerken, sizin anlattıklarınızı ne kadar dikkatle not aldığına bakın. Toplantının ardından size yazılı bir özet ya da teklif gönderilmesi, konuşulanların kayda geçmesi açısından değerlidir. Görüştüğünüz her Bolu web tasarım firması için kısa notlar tutmanız, birkaç gün sonra karar verirken izlenimlerinizin birbirine karışmasını önler.
Çalışma düzenini anlamak için süreci adım adım anlatmalarını isteyin. Kaç aşamadan oluştuğunu, her aşamanın sonunda size neyin gösterileceğini ve onayınızın nasıl alınacağını öğrenin. Düzenli çalışan bir ekip genellikle önce sayfa yapısını, ardından tasarım taslaklarını, en son da çalışan siteyi onayınıza sunar. Projede muhatabınızın kim olacağı da önemlidir. Satış görüşmesini yapan kişi işe başladıktan sonra ortadan kayboluyorsa, sorularınız farklı kişiler arasında dolaşıp durur. Tek bir sorumlu kişinin olması, yazdığınız bir notun kaybolmadan doğru yere ulaşmasını sağlar. Geri bildirimlerin e-postayla mı, bir proje aracıyla mı yoksa toplantılarda mı toplanacağını baştan konuşmak da yanlış anlaşılmaları azaltır. Proje sürecinde sizden neler beklendiğini de sorun; içeriklerin hangi tarihte teslim edileceği ve onayların ne kadar sürede verileceği önceden bilinirse takvimin kayma ihtimali azalır.
İletişimin kalitesini ölçmek için büyük sınavlara gerek yoktur; küçük işaretler yeterince şey söyler. Teklif isteğinize kaç günde dönüş yapıldığına, sorularınıza teknik terimlere boğulmadan açık bir dille cevap verilip verilmediğine dikkat edin. Bir isteğinizin neden uygun olmadığını gerekçesiyle anlatan, alternatif öneren bir ekip, her talebe hemen evet diyen bir ekipten daha güvenilirdir. Firma tercihinizi yaparken, satış öncesinde gösterilen ilginin iş başladıktan sonra da süreceğini varsaymak yerine bunu açıkça sormanızı öneririz. Örneğin haftalık bir durum bildirimi yapılıp yapılmayacağını ya da acil bir sorunda hangi kanaldan ulaşabileceğinizi öğrenmek, ileride yaşanabilecek gerginlikleri baştan önler. Proje yöneticisinin izinli ya da yoğun olduğu dönemlerde işinizle kimin ilgileneceğini sormak da küçük ama işe yarayan bir ayrıntıdır. Uzaktan çalışılacaksa görüntülü toplantıların ne sıklıkla yapılacağını konuşun. Toplantı notlarının yazılı olarak paylaşılması da kimin neyi üstlendiğinin unutulmamasını sağlar.
İmzadan önce sözleşmede aramanız gereken maddeler
Sözlü anlaşmalar iyi niyetle yapılsa bile zamanla farklı hatırlanır. Bu yüzden işin kapsamı ve tarafların hakları mutlaka yazılı bir sözleşmeye dökülmelidir. İlk bakmanız gereken madde, alan adının kimin adına kayıtlı olacağıdır. Alan adı işletmenizin adına kaydedilmeli, yönetim paneline erişim bilgileri de size teslim edilmelidir. Barındırma hesabı için de aynı kural geçerlidir; hesap firmanın adına açılacaksa, ayrılık durumunda sitenin nasıl ve ne kadar sürede taşınacağı yazılı olarak belirlenmelidir. Kod ve tasarım üzerindeki kullanım hakları da açık olmalıdır. Size özel hazırlanan tasarımın ve içeriklerin sahibinin siz olduğunuz, kullanılan hazır tema ya da eklentilerin lisanslarının kimin adına alındığı sözleşmede yer almalıdır. Sitede kullanılan fotoğrafların ve yazı tiplerinin lisans durumu da netleşmelidir; izinsiz kullanılan bir görsel, ileride sizin adınıza sorun yaratabilir.
Teslim listesi, sözleşmenin en pratik parçasıdır. Hangi sayfaların hazırlanacağı, hangi işlevlerin kurulacağı, kaç dilde yayın yapılacağı ve teslimde size hangi belgelerin verileceği madde madde yazılmalıdır. Yönetim paneli için kısa bir kullanım eğitimi, erişim bilgilerinin tam listesi ve sitenin güncel bir yedeği de bu listeye eklenebilir. Ödeme planı ise işin aşamalarına bağlanmalıdır. Bedelin bir kısmının başlangıçta, bir kısmının tasarım onayında, kalanının da yayından sonra ödenmesi yaygın ve dengeli bir yöntemdir. Ödemelerin her birinin hangi teslimata karşılık geldiği yazılırsa, iki taraf da hangi aşamada olduğunu net biçimde görür. Tahmini teslim tarihi de sözleşmede yer almalı, ancak bu tarihin içeriklerin sizden zamanında gelmesine bağlı olduğu da açıkça belirtilmelidir. Bolu web tasarım firması ile imzalayacağınız sözleşmede gecikme durumunda ne olacağı, ek iş taleplerinin nasıl fiyatlandırılacağı ve tarafların hangi koşullarda sözleşmeyi sonlandırabileceği de yazılı olmalıdır.
Sözleşme taslağını imza gününden önce istemek, rahatça okumanıza ve anlamadığınız maddeleri sormanıza fırsat verir. Özellikle otomatik yenilenen hizmetleri, yıllık bakım bedelinin nasıl belirleneceğini ve firmanın sitede kendi adını ya da bağlantısını ne ölçüde kullanabileceğini düzenleyen maddelere dikkat edin. Belirsiz ifadelerle dolu bir metin, anlaşmazlık anında iki tarafı da korumaz. Firmanın standart bir sözleşmesi yoksa ya da yazılı belge hazırlamaktan kaçınıyorsa, bu durum ilerideki süreç hakkında önemli bir ipucudur. Kendi işletmenizin ihtiyaçlarına göre madde eklenmesini istemek de hakkınızdır; ciddi bir firma bu tür talepleri makul karşılar. Gerekirse sözleşmeyi imzalamadan önce bir hukukçuya ya da benzer bir süreçten geçmiş bir tanıdığınıza göstermek de yerinde bir önlemdir. İmzalanan sözleşmenin bir kopyasını teslim belgeleriyle birlikte saklamak, yıllar sonra bir soru doğduğunda neyin kararlaştırıldığını kolayca hatırlamanızı sağlar.
Yayın sonrası destek ve sizi düşündürmesi gereken işaretler
Site yayına girdiğinde iş bitmiş sayılmaz; asıl uzun soluklu ilişki o günden sonra başlar. Yazılım güncellemeleri, güvenlik kontrolleri, yedekleme ve küçük içerik değişiklikleri düzenli olarak yapılmalıdır. Bu işlerin kim tarafından, hangi sıklıkla ve hangi bedelle yapılacağı baştan belli olmalıdır. Bazı firmalar ilk aylarda ücretsiz destek verir, ardından yıllık bakım anlaşması önerir. Bakım paketinin kapsamını ayrıntılı olarak sorun: aylık kaç değişiklik dahildir, acil bir sorunda ne kadar sürede müdahale edilir, yedekler nerede ve ne kadar süre saklanır? Destek taleplerinin hangi kanaldan iletileceği ve kimin takip edeceği, bir Bolu web tasarım firması ile yapılan bakım anlaşmasında açıkça belirtilmelidir. Sitenin ileride büyümesi gerektiğinde aynı ekibin yeni bölümler ekleyip ekleyemeyeceğini öğrenmek de uzun vadeli planınız için önemlidir.
Bazı işaretler, daha sözleşme imzalanmadan sizi düşündürmelidir. İşletmenizi tanımadan, ihtiyacınızı dinlemeden verilen hazır rakamlar bunların başında gelir. Gerçekçi olmayan kısa teslim süreleri ve arama motorlarında ilk sıraya çıkma vaatleri de dikkat edilmesi gereken işaretlerdir. Kısıtlı süreli indirimlerle sizi hızlı karar vermeye zorlayan bir satış dili de temkinli olmanız için yeterli sebeptir. Alan adını kendi adına kaydetmekte ısrar eden, yönetim paneline erişim vermeyen ya da kaynak dosyaları teslim etmeyi reddeden firmalara da mesafeli durun. Bu tutum, ileride başka bir ekiple çalışmak istediğinizde sizi zor durumda bırakabilir. Önceki müşterilerle ilgili soruları geçiştirmek, sözleşmeyi son ana bırakmak ve ödemenin tamamını peşin istemek de aynı listeye eklenebilir. Bu işaretlerin biri tek başına her zaman kötü niyet anlamına gelmez; ancak birkaçı bir araya geldiğinde durup yeniden düşünmek gerekir.
Bütün bu adımlardan sonra elinizde birkaç aday kalacaktır. Karar verirken rakamı tek ölçüt yapmayın; işinizi daha iyi anlayan, süreci açıkça anlatan ve yayından sonra da yanınızda olacağını gösteren firmayı arayın. Görüşmelerde aldığınız notları, referanslardan duyduklarınızı ve sözleşme taslaklarını yan yana koymak bu değerlendirmeyi kolaylaştırır. Rakamlar birbirine yakınsa, destek ve iletişim konusunda size daha çok güven veren ekibi seçmek çoğu zaman daha isabetli bir karardır. Birden fazla firma arasında kaldıysanız, her birinden kısa bir yol haritası isteyin; bu küçük çalışma, ekibin düşünme biçimini görmenizi sağlar. İçinize sinmeyen bir nokta kaldıysa imzadan önce sorun; iyi bir iş ilişkisi, soruların rahatça sorulabildiği bir ortamda kurulur. Yazının başındaki usta benzetmesine dönersek: işini özenle yapan bir usta, musluk yıllar sonra damlasa bile telefonunuzu açar. Bir web tasarım firmasında da aradığınız, tam olarak bu sürekliliktir.
Firma seçerken aklınıza gelebilecek diğer sorular
Aynı şehirde bir firmayla çalışmak gerçekten fark yaratır mı?
Zorunlu değildir, ancak işleri kolaylaştırır. Yüz yüze görüşebilmek, işletmenizi yerinde görmesini istediğinizde ekibin kolayca gelebilmesi ve referans verdiği işletmelere ulaşmanızın basit olması önemli avantajlardır. Yine de karar verirken yakınlıktan önce portföyün kalitesine, iletişimin düzenine ve sözleşme şartlarına bakmalısınız. Uzaktaki bir ekip de düzenli ve şeffaf çalışıyorsa başarılı bir iş çıkarabilir.
Sözleşmede alan adı kimin adına görünmeli?
Alan adı her durumda işletmenizin ya da sizin adınıza kayıtlı olmalıdır. Kaydı firma yapsa bile sahip bilgilerinde sizin adınızın yer aldığını ve yönetim paneline erişebildiğinizi kontrol edin. Böylece ileride firma değiştirmek istediğinizde adresinizi kaybetme riskiyle karşılaşmazsınız; sitenizi başka bir barındırma hizmetine taşımak da kolaylaşır.
Yayından sonra hangi destek hizmetlerini talep etmelisiniz?
Düzenli yazılım güncellemeleri, güvenlik taraması, yedekleme ve sitenin çalışır durumda olup olmadığının izlenmesi temel beklentiler arasındadır. Bunlara ek olarak küçük metin ve görsel değişiklikleri, yönetim paneli için kısa bir eğitim ve acil durumlar için tanımlı bir iletişim kanalı isteyebilirsiniz. Hangi işlerin ücretsiz, hangilerinin ek ücretli olduğunu yazılı olarak netleştirmek, ileride doğacak anlaşmazlıkları azaltır.
Çok düşük fiyat veren bir firmayı hemen elemek doğru mu?
Hemen elemek yerine teklifin neden düşük olduğunu anlamaya çalışın. Kapsamı dar tutulmuş, içerik desteği ya da bakım gibi kalemleri dışarıda bırakmış olabilir. Hazır bir altyapıyı verimli kullanan bir ekip de makul bir bedelle kaliteli iş çıkarabilir. Teklifi diğerleriyle aynı maddeler üzerinden karşılaştırdığınızda, düşük rakamın bir avantaj mı yoksa ileride çıkacak ek masrafların habercisi mi olduğu netleşir.
